Nebenkostenabrechnung prüfen: Fehler erkennen und Geld sparen

Laut dem Deutschen Mieterbund ist rund jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft. Wer seine Nebenkosten sorgfältig prüft, kann Geld sparen.

• Was in der Nebenkostenabrechnung stehen muss

• Welche Kosten zulässig sind – und welche nicht

• Wie man Widerspruch einlegt und Geld zurückfordert

Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, gelten als zweite Miete. Aber oft zahlen Mieterinnen und Mieter für Leistungen, die gar nicht auf sie umgelegt werden dürfen, oder falsch berechnet wurden. Oft lohnt sich ein genauer Blick auf die Nebenkosten- beziehungsweise Betriebskostenabrechnung.

Deshalb die Nebenkostenabrechnung prüfen

Mieter sollten sich nicht darauf verlassen, dass der Vermieter alles korrekt abrechnet. Die Erfahrung des Deutschen Mieterbundes zeigt: In fast jeder Position der Betriebskostenabrechnung können sich Fehler verstecken. Wer sich mit der Abrechnung auseinandersetzt, kann ungerechtfertigte Kosten oft schon auf den ersten Blick entlarven.

Frist für die Betriebskostenabrechnung

Damit Vermieter ihren Mietern Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung überhaupt in Rechnung stellen können, müssen sie den Bescheid pünktlich zustellen. Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt vor, dass dies innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums passieren muss. Maßgeblich ist die tatsächliche Zustellung, nicht das Versanddatum.

Geht die Abrechnung dem Mieter zu spät zu und trägt der Vermieter die Schuld – etwa durch verspätete Beauftragung oder interne Verzögerungen – darf er keine Nachzahlung mehr verlangen. Liegt die Ursache außerhalb des Einflussbereichs des Vermieters, zum Beispiel durch verspätete Abrechnung des Energieversorgers, bleibt der Anspruch bestehen.

Für Mieter gilt: Ein Guthaben verfällt nicht, auch wenn die Abrechnung verspätet kommt. Bleibt die Betriebskostenabrechnung ganz aus, kann der Mieter sie einklagen, etwa per Mahnverfahren.

Pflichtangaben in der Abrechnung

Damit eine Nebenkostenabrechnung formal ordnungsgemäß ist, muss sie so aufgebaut sein, dass der Mieter die Berechnung rechnerisch und inhaltlich nachvollziehen kann – ohne alle Einzelbelege prüfen zu müssen.

Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nennt hierfür vier Mindestangaben:

• die Zusammenstellung der Gesamtkosten

• Angaben und Erläuterungen zum Verteilerschlüssel

• die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils

• die Angabe der Vorauszahlungen

Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Betriebskostenabrechnung als formell unwirksam. Für betroffene Mieter bedeutet das: Sie müssen so lange nicht bezahlen, bis eine vollständige und ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt.

Was Mieter zahlen müssen – und was nicht

Umlagefähig sind nur laufende Kosten, die mit dem Eigentum oder der Nutzung des Hauses zusammenhängen. Dazu zählen unter anderem:

• Grundsteuer

• Hausmeisterdienste

• Heiz- und Warmwasserkosten

• Müllabfuhr

• Straßen- und Gebäudereinigung

• Stromkosten für Gemeinschaftsbereiche wie Treppenhaus oder Kellerräume

• Wohngebäude- oder Haftpflichtversicherung (sofern im Mietvertrag vereinbart)

Seit 2023 muss die CO₂-Abgabe auf fossile Heizenergie anteilig vom Vermieter übernommen werden – abhängig vom energetischen Zustand des Gebäudes. Je schlechter der energetische Standard, desto höher der Anteil des Vermieters. Bei unsanierten Altbauten kann dieser bei bis zu 95 Prozent liegen, in sehr effizienten Gebäuden hingegen nur bei 10 Prozent.

Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungsgebühren, Instandhaltung, Reparaturen, Rücklagen für künftige Maßnahmen sowie Beiträge zu Eigentümerverbänden.

Auch sogenannte Scheinpositionen wie als Wartung deklarierte Reparaturen gehören nicht in die Abrechnung. Wenn Mieter solche Posten entdecken, sollten sie die Abrechnung kritisch prüfen und beim Vermieter gegebenenfalls Einsicht in die Originalbelege verlangen.

Tabelle: Umlagefähige Kosten

Müssen Vermieter die Abrechnung erklären?

Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung so gestalten, dass sie für Mieter auch ohne Expertenwissen nachvollziehbar ist. Wer Unstimmigkeiten vermutet oder einzelne Positionen nicht versteht, darf am Ort der Verwaltung Einblick in die dazugehörigen Belege verlangen. Ein Anspruch auf die Zusendung von Kopien besteht nicht.

Verträge oder interne Vereinbarungen müssen Vermieter nur dann vorzeigen, wenn sie unmittelbar zur Betriebskostenabrechnung gehören. Wer keine Antwort auf berechtigte Nachfragen bekommt, kann sich an Mietervereine oder Fachanwälte wenden.

Häufigste Fehler in der Abrechnung

Viele Betriebskostenabrechnungen scheitern schon an der Form. Fehlen Angaben wie der Abrechnungszeitraum, der Umlageschlüssel oder eine Übersicht der Gesamtkosten, gilt die Abrechnung als formal unwirksam. Der Vermieter darf dann keine Nachforderungen stellen.

Aber auch inhaltlich kommt es oft zu Ungereimtheiten: Nicht umlagefähige Kosten – etwa für Reparaturen – werden mitunter als "Wartung" oder "Pflege" deklariert und die Mieter dafür unzulässigerweise zur Kasse gebeten.

Ein häufiger Knackpunkt ist zudem die Verteilung der Gesamtkosten. Der gewählte Umlageschlüssel – zum Beispiel nach Wohnfläche oder Verbrauch – muss dem Mietvertrag entsprechen und konsequent angewendet werden. Mischformen oder nachträgliche Änderungen sind problematisch.

Besonders kritisch sind geschätzte Verbrauchswerte, etwa bei Heizkosten. Sie sind nur erlaubt, wenn eine Ablesung tatsächlich nicht möglich war – zum Beispiel, weil kein Zugang zur Wohnung bestand. Allerdings dürfen Mieter in diesem Fall den Betrag pauschal um 15 Prozent kürzen. In allen anderen Fällen muss der tatsächliche Verbrauch abgerechnet werden.

Wer unsicher ist, sollte Einsicht in den Ablesebeleg verlangen. Auch ein Vergleich mit der Vorjahresabrechnung lohnt sich: Gibt es große Abweichungen, etwa bei Wasser- oder Heizkosten? Ist der Verbrauch plausibel?

Kosten beanstanden, Widerspruch einlegen

Wer Fehler in der Abrechnung vermutet, kann innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang schriftlich widersprechen – allerdings nur, wenn die Abrechnung formal korrekt ist. Fehlen Pflichtangaben wie Abrechnungszeitraum oder Umlageschlüssel, beginnt die Frist gar nicht erst.

Einwände sollten aus Beweisgründen schriftlich und möglichst nachweisbar erfolgen: etwa per Einschreiben oder mit Quittung. Auch via E-Mail ist es möglich, aber im Streitfall schwerer zu belegen. Mieter sollten konkret benennen, welche Kosten sie anzweifeln, und gleichzeitig Einsicht in die Belege verlangen – etwa in Wartungsrechnungen oder Hausmeisterverträge. Diese Einsicht müssen Vermieter vor Ort gewähren, Kopien aber nicht verschicken.

Wer Unterstützung braucht, findet bei Mietervereinen, Verbraucherzentralen oder Fachanwälten Hilfe – inklusive kostenloser Mustertexte für Widerspruchsschreiben.

Was tun, wenn eine Nachzahlung fällig wird?

Fällt bei der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung an, sollten Mieter diese möglichst zeitnah begleichen. Zwar führt eine einmalige Mahnung nicht automatisch zur Kündigung des Mietverhältnisses, doch wer dauerhaft in Rückstand gerät oder eine berechtigte Nachforderung ignoriert, riskiert rechtliche Konsequenzen.

Im Anschluss an die Abrechnung stellt sich die Frage, ob die monatlichen Vorauszahlungen für Betriebskosten noch angemessen sind. Wer regelmäßig nachzahlen muss, sollte den Vermieter um eine Anpassung der Abschläge bitten. Umgekehrt kann auch der Vermieter die monatlich zu zahlenden Beträge anpassen, wenn sich die tatsächlichen Nebenkosten dauerhaft verändert haben.